株式会社ロミクスCS エラーが多発し、メンテナンスが困難な既存システムをリプレイス。「s-flow」の導入で生産性が向上し、社内の情報共有も進む

1.導入前の課題

• 「s-flow」導入前はどんな困りごとがありましたか？

  「当社は、プリンタ業界や印刷業界のお客様がメインとなっています。本社は千葉県船橋市ですが、リモートワークなどを活用しながら、全国のお客様に対して製品・サービスを提供しています。従業員は5名と少ないのですが、その分フットワークが軽いのが強みです。実際、全国のお客様先に伺い、要望などにもきめ細かく応えています」と語るのは、ロミクスCSのバックオフィス業務を担う菅野めぐみ氏だ。
  
  「当社の受注管理システムはMicrosoft Accessで開発したものを10年以上に亘って使ってきました。新規顧客のデータを登録する際の作業に手間と時間がかかる上、データ量が増えたことでエラーが増加していたんです」。
  
  　この受注管理システムはマクロを使って開発された。開発した社員が退職したことで保守やメンテナンスが困難なシステムとなってしまった。
  
  「受注管理は、当社の業務の要です。システムに不具合があっても運用でなんとか対応してきましたが、それにも限界があります。そこでシステムの変更を検討することになりました」
  

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2.選定の理由

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  「s-flow」を採用いただいた理由は何ですか?
                 

  同社が受注管理システムに求める要件は「受注」と「入金」の確認ができること。そして生産性を下げないように使い勝手のよいシステムを求めていた。
  
  「受注管理システムの多くは、中規模から大規模企業をターゲットにしたものが多く、当社にとっては使いにくいシステムばかり。また、導入・運用コストが高く導入の検討の余地がないというシステムも少なくありませんでした。s-flowは、そういった中でも当社の要件にマッチするサービスだと感じました」
  
  　そこで同社はs-flowの無料トライアルを実施。トライアル期間にさまざまな機能を確認した。受注の確認はもちろん、売り上げが明細で確認できるなど、要件を見たいしていることを確認し、導入を決めた。
  

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3.導入の効果

• 「s-flow」導入後はどんなところが改善されましたか?

  「s-flowは直感的に使えるので、何か悩むということはありません。マウスカーソルを移動させると、説明が表示されるので、マニュアルを読まなくても操作できます。その説明を参考にしながら、操作や機能などを覚えていきました。また、クラウドサービスなので申し込んだらすぐに使えます。旧システムからの移行もスムーズでした」
  
  　s-flowは、受発注業務を支えるクラウド販売管理システム。基本マスタを利用して、伝票作成や承認など各作業分担を自動振り分けできるほか、従業員がタスクを把握し、完了後は次の担当に引き継ぎ可能。社内決済と連動し見積書や請求書の送付などにも対応している。
  　また、関連伝票機能や検索機能により、見たい情報をすぐに探すことができるのも特徴だ。「入金の予定や入金確認が簡単な作業でできるようになりました。以前のシステムでは、注文番号から検索できなかったのですが、s-flowは必要な情報に簡単にアクセスできます。見逃しなども削減でき、作業効率も向上しています」
  
  　また、業務に合わせて帳票レイアウトや一覧項目をカスタマイズできるため、経営層に対して資金繰りの情報を提供しやすくなった。さらにクラウドサービスなので、いつでもどこからでもアクセスできるようになった。リモートワークの社員や営業部員などが必要なデータを確認できるようになり、情報の共有も進んでいる。フットワークが軽い同社の働き方にもマッチするシステムとなっているのだ。
  
  「s-flowはレスポンスも早くストレスなく業務を遂行できます。以前のシステムでは時間がかかった顧客の登録や住所などとの紐付けなども、1分かからず終了します。作業時間も削減されていますが、業務のストレスがかなり削減されました」
  
  菅野氏はs-flowの使い勝手や機能の他、サポートについても満足している。
  
  「操作や機能について分からないことがあればチャット機能を使って質問しています。数分程度で回答がもらえるので、本当に助かっています」
  
  パッケージソフトやクラウドサービスでもメールサポートを採用しているケースは少なくない。メールサポートの場合、いつ回答をもらえるのか分からない。メールの不達や遅延などが起きても、ユーザー側で確認する方法がない。さらに、その回答を待っている間、業務ができず、やむを得ず業務が停止してしまうケースもあるのだ。一方、s-flowはチャット機能を使ってサポートしているため、早い段階での回答が期待できる。安心して利用できるというのもs-flowの大きな特徴と言えそうだ。
  
  「見積書や請求書については、別のシステムを使っています。これらについてもs-flowに一本化する予定です。また、会計システムとs-flowの入金のデータを紐付けることで、会計業務全体の効率化を図ろうと考えています」
  
  同社は会計システムに「弥生会計」、見積書・請求書作成システムに「Misoca」を採用している。会計システムとは、CSVを介して連携を強化するほか、見積書・請求書作成についてはs-flowで行うことで、業務効率のさらなる向上を狙う。
  
  受注管理システムをs-flowに変更し、作業効率や生産性の向上に加え、テレワークなどの新しい働き方にも対応できるようになったロミクスCS。受発注業務と会計業務とをデータで繋ぐ取り組みは、データドリブン経営を目指す企業にとっても、参考になる部分が多い。同社の取り組みに、業界も注目している。
  

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