価値②
情報共有と通知
通知機能で情報共有もラクラク！
- クラウド販売管理システム【s-flow】
- s-flowの特長
- 価値② 情報共有と通知
受発注管理における課題
- 複数案件が同時進行するのでステータスが分からない・・・
- リモートワークや拠点間で作業指示がうまく伝達できていない・・・
- 担当者しか把握していない業務に作業漏れが発生しても気付けない・・・
s-flowなら！担当者や承認者へのメール通知機能や
作業予定通知・作業漏れ通知でタイムリーな情報共有を実現！
ワークフロー機能
・ワークフローの状態ごとに担当を割り当て、情報共有と作業漏れ防止を実現！
業務における一連の流れ（ワークフロー）の状態ごとに、担当者を設定できます。担当者をグループ化して割り当てることも可能です。伝票の状態更新に合わせて、次の担当者や承認者に通知メールを自動送信することができるので、作業依頼をする手間を省けます。通知メール本文に記載されたリンクで該当の伝票にすぐアクセスできますので、タイムリーな情報共有が可能となります。例えば受注処理を営業担当、出荷処理を倉庫担当など、それぞれの業務毎に担当が割り当てられている場合に、情報共有と作業漏れを防ぐ便利な機能となります。
１．伝票作成や確認・承認など、各タスクの担当を振り分けられる
フローが自動で進行！
営業担当者が受注案件を登録 → 営業事務が見積を作成 → 営業部長が見積を承認 → 営業担当者がお客様に見積を提示 といったように、処理を行うことで自動的にフローが進行します。他にも、受注確定で出荷処理待ち、発注処理と発注確定で入荷処理待ち、入荷処理で出荷指示待ちなどがあり、それぞれの状態ごとに担当を振り分けることができます。
２．社内承認と連動して、取引先向けに見積書などの自動メール送信も可能
遅延を防止！
例えば、社内承認や見積提示を実行した際に、取引先に見積書を自動でメール送信することができます。見積書送付の作業漏れや遅延を防止します。もちろん、納品書や請求書、発注書などについても自動メール送信が可能です。
３．ワークフローに従って各担当者が操作すれば、受発注が漏れなく完了！
サクサク進む！
発注担当者が入荷処理を行うことで、受注の状態も併せて更新され、担当者への通知が可能ですので、受発注処理が漏れなく完了します。
バッジ通知機能
・バッジ機能で、担当業務の伝票件数を簡単に確認することができる
TOP画面の一覧ごとに、ログインしたユーザー自身または会社全体の未処理の伝票件数が表示されます。今後対応すべき作業件数が見える化され、簡単に把握できるので、作業漏れを防ぐ効果が期待できます。
※クリックで拡大 確認できる！
ワークフロー追加機能
・案件ごとのワークフローをいくつも追加することが可能
標準のワークフローに新規のステータスを追加したり、新しいワークフローを作成したりすることができます。例えば、発注を確定する前に、承認依頼と承認処理のステップを追加できます。承認者は、上長や管理者のみが実施できるように割り当て設定が可能です。依頼を実行したタイミングで承認者にメール送信することもできるので、作業依頼の手間を削減します。
※クリックで拡大 作業予定通知・作業漏れ通知
「作業予定通知」や「作業漏れ通知」で作業漏れの防止と情報共有が可能！
出荷予定日や支払予定日といった予定日の到来に合わせた「作業予定通知」や「作業漏れ通知」を、自動でメール送信する設定が可能です。出荷,請求締,入金,入荷,支払ごとに指定した日数の前と後に自動でメールを送信できます。作業が割り当てられたユーザー以外にも部門管理者やワークフローに参加したユーザにも送信設定ができるので、関係者間での情報共有が簡単にできます。
※クリックで拡大 在庫不足通知
在庫不足をメールで通知でき、リンクから補充商品一覧ですぐ確認できるので、機会損失を防止可能！
指定した日数後までの入出荷予定を加味した予定在庫をもとに、補充基準数量を下回った商品をメールで通知する設定が可能です。メールには、仕入先ごとの商品数とリンクが記載されており、リンク先から在庫不足の商品をまとめて発注することができます。一度設定をしてしまえば、都度残数を確認する手間がなく、在庫切れによる販売の機会損失を防ぐことができます。
※クリックで拡大