コラム 電子帳簿保存法が改定されてどうなった？

電子帳簿保存法とは？

• 電子帳簿保存法とは平成10年に創設された法律で、正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。

  当時から高度情報化やペーパーレス化が進んでいたため、会計処理などを行う際にパソコンを活用する場面が増えてきたことから施工されました。
  帳簿書類を長年管理し続けるのは大変ですが、データ化すれば保管スペースも取らない上に検索することで必要な書類をすぐに見つけることができます。

真実性の確保と可視性の確保

• 電子帳簿保存法では、真実性の確保と可視性の確保が要件として定められています。
  真実性の確保とは、簡単に言えば出力した電子データを確実に保存し、変更や削除を行った場合はその履歴や内容が確認できるようにすること。
  可視性の確保とは、簡単に言えば様々な条件で検索できるようにしたり、Web上でマニュアルが検索できるようにすることです。

2022年1月に施行改定された電子帳簿保存法の内容とは？

• 電子帳簿保存法は、2022年1月に施行改定されたことはご存知でしょうか？
  改定された電子帳簿保存法の内容は、以下の通りです。

  • 事前承認制度の廃止
  • タイムスタンプの要件緩和
  • 検索要件の緩和
  • 電子取引における書面による保存の廃止および電子データ保存の義務化

  これまで改定を重ねてきた電子帳簿保存法ですが、今回の改定内容は国税関係帳簿および書類の要件緩和です。
  それでは、改定された電子帳簿保存法の内容についてご説明しましょう。

事前承認制度の廃止

• 改定前は事前承認制度の存在により、国税関係帳簿および書類をデータ保存・またはスキャナ保存する場合は原則として3ヶ月前に税務署長などに申請して承認を受けなければなりません。
  しかし、事前承認の申請を行うたびに必要な書類を用意しなければならず、3ヶ月前に申請しなければならないのも足を引っ張ります。すぐにでもデータ保存やスキャナ保存をしたいのに、事務手続きを挟んで承認されなければデータ化できません。

  ですが、改定されたことで事前承認を行う必要性がなくなったのが大きなポイントです。
  事前承認制度が廃止されたことによって、事務手続きの負担が非常に大きく軽減されます。導入フローの簡略化と共に、3ヶ月前に申請する必要性がないのでいつでもすきな時にデータ保存やスキャナ保存ができます。

タイムスタンプの要件緩和

• 改定前はスキャナ保存する際に受領者が自署し、3営業日以内にタイムスタンプを付与しなければなりませんでした。
  しかし、改定後は受領者の自署が不要になった上に、最長2ヶ月以内にタイムスタンプを付与するという内容に統一されました。

  • データの修正や削除の履歴が残ったり、修正や削除ができない機能
  • 入力期限内にデータを保存したことが確認できる機能

  以上の機能が搭載されたクラウドサービスを利用している場合は、タイムスタンプも必要なくなります。

検索要件の緩和

• 改定前は帳簿や書類をデータ保存およびスキャナ保存する場合、数多くの項目で検索できるようにしなければなりませんでした。
  しかし、改定後は取引年月日、金額、取引先の3つの項目を設定するだけになりました。
  また、国税庁などから電子データのダウンロードを要求された場合、検索要件を設定する必要性すらなくなります。

電子取引における書面による保存の廃止および電子データ保存の義務化

• 改定前は国税関係書類を紙の書類で保存することができていました。
  しかし、改定後は全ての企業に対して、データで受け取った書類の出力保存が原則禁止になりました。
  さらに、電子取引によってデータを授受する場合は、全ての書類が電子データ保存の対象になります。電子取引に該当するやり取りを行うのであれば、必ず電子データ保存をする必要性があるでしょう。

s-flowを導入することで、電子帳簿等保存に対応できる

• 各企業で改定された電子帳簿保存に対応するなら、s-flowの導入がおすすめです。
  s-flowを導入することによって、納品書や請求書などの対外帳票をs-flowから出力することができます。効率良く電子データとして保管できるため、後で必要になった時も手軽に見つけられるようになります。

義務化への対応

• まず、s-flowを導入することで電子データ保存の義務化に対応できるようになります。
  s-flowでは設定を行うことで、対外帳票を出力した際に控えとして電子データが自動的に保存されます。
  また、受領した帳簿についても手動でs-flowに保存することができます。

真実性の確保

• s-flowの導入により、真実性の確保ができるようになります。

  • PDFでの帳票出力時に自動で伝票へ紐づけて保存される
  • 保存された帳票は削除や変更は不可
  • 伝票の内容を変更して帳票を再度PDF出力した場合は、追加で伝票に紐づけ保存される
  • スキャナ保存も自分で対応可能

  以上の機能により、スムーズに電子データ保存が可能になります。
  これによって保存された帳票を初めとする電子データが、勝手に削除されたり変更したりすることができなくなるのがポイントです。
  伝票の内容を変更しても紐づけ保存されるので、手動で手間がかかる作業をしなくて済みます。

可視性の確保

• s-flowの導入により、可視性の確保ができるようになります。

  • 伝票に記載された備考や管理番号、取引先や担当者等、様々な条件で検索が可能
  • Web上にてマニュアルがすぐ検索できる

  s-flowを導入することで以上のサポート機能が利用できるため、管理業務や経理業務等が手軽にできます。特に検索機能は非常に使いやすく、帳票や伝票等を探してもすぐに見つからないといった事態を避けることが可能です。

  Web上でマニュアルがすぐに検索できることから、初めて操作する人でも安心して活用できるでしょう。
  業務効率化の一環として販売管理システムの見直しや導入を検討しているなら、s-flowを導入するのがおすすめです。

まとめ

• 2022年1月に改定された電子帳簿保存法は、以前よりも要件が緩和されたり申請が必要なくなったりと様々なメリットがあります。業務効率化が図れるのはもちろん、電子データの出力保存が禁止されたので情報漏洩対策にもなるなど、多くのポイントもあります。

  まだ電子帳簿保存に対応していないのであれば、これを機にs-flowを導入してみてはいかがでしょうか。