コラム 販売管理システムで入出金管理を行うメリットとは？

入出金管理とは？

• 入出金管理とは、一般的に、会社のお金の流れを記録し管理することを指します。入出金管理には、入金管理と出金管理の2種類があります。

得意先から入金を確認する

• 入金管理は、取引先企業からの売掛金の振り込みや顧客からの支払など、自社へ支払われるお金の管理をすることです。その一環として、得意先からの入金を確認するプロセスがあります。

  入金の内、販売管理システムでは特に売上代金の回収をサポートします。

支払が必要な仕入先と金額を確認する

• 出金管理は、社員の給与や経費の支払から仕入先への支払など、自社が支払うお金を管理することです。支払業務ではまずは仕入先からの請求書を確認します。

  出金の内、販売管理システムでは特に仕入代金の支払をサポートします。

支払を行う

• 次に、支払を行います。一般的には、銀行を使用して振込処理を実施しますが、近年は銀行と提携して自動振込やオンライン操作で取引を行う場合もあります。

売掛金/買掛金の残高との照合

• 得意先への入金と仕入先への支払が終われば、売掛金/買掛金の残高についてこちらが発行した請求書や仕入先からの請求書と照合し、整合性を確認します。

入出金管理の重要性

資金の流れをつかみやすくする

• 入出金管理業務を行うことで、資金の流れが分かりやすくなります。

  もし売掛金が支払期日に入金されてない場合は、担当者は取引先に対して催促する必要があります。お金のやり取りについて的確に記録を取っていないと、支払漏れなどの問題に気づけないことがあります。

  経営者としても1年分の資金の受け渡し記録を見て、資金の動きがつかみやすくなるでしょう。

予算が立てやすくなる

• 入出金管理業務を続けることで、過去の現金や預金の受け渡し記録を把握するだけでなく、未来の動向を予測しやすくなります。これは経理担当者の資金繰り表などの作成に役立ちます。

  一方、経営者としても資金の動きを予測できるようになれば、会社全体の予算を立てやすくなるでしょう。

入出金管理においてよく起こる問題

請求金額の誤入力

• 請求書は販売取引のたびに発行されるため、多数の請求書を取り扱うことがあります。このような状況では、請求金額の誤入力が生じる可能性があります。

請求や入金に漏れが発生する

• 請求書を作成や送付を忘れてしまったり、他部署から会計担当者への連絡が行っていなかったりすると、請求漏れが起こります。

  また入金についても、請求先の経理担当者が処理するのを忘れてしまうことなどが起こりえます。

入金漏れが発生した場合の繰越請求の管理が煩雑

• 繰越請求は、未払いの請求があってもその月には消し込まず、次の月にまとめて請求することです。個々の担当者が手作業で管理することが多く、その際に面倒な作業が発生することがあります。

  また、繰越請求を実施すると請求額と売上計上額に差異が生じ、未回収額を正確に把握することも煩雑になり、未回収リスクも高まります。

  繰越請求をきちんと管理するためには、業務の標準化を行い、情報共有体制を整えることが必要です。

支払漏れが生じる

• 支払の管理が正確に行われていない場合には、支払漏れが生じる可能性があります。支払が漏れると、クレームの原因になり、企業の信頼低下に繋がることがあります。

販売管理システムで入出金管理を行うメリット

メリット1：業務を効率化できる

• 取引先が増えると、入出金管理において費やす手間や時間も大きなものになります。クライアントからの入金がなかった場合や請求額と実際の入金額が異なった場合には、請求先の担当者に確認しなければならないといった手間もかかります。

  このような入出金管理を手作業ではなくシステムで行えば業務の効率化が可能です。

メリット2：業務を可視化できる

• システムを導入することで、入金から請求までの業務がスムーズになり合理化されるだけでなく、お金の流れや未回収金の有無をリアルタイムで把握できます。

  これにより、請求を督促するタイミングを逃すことがありません。また、お金に関するデータが可視化されることで、経営状況を正しく把握できます。システムのデータは経営戦略の立案にも積極的に活用することができます。

メリット3：営業担当者と経理担当者間での情報の一元化

• 一般的に、販売管理システムは異なる担当者の売上を同時に管理できます。これにより、営業担当者や事務員からの報告を容易にし、営業担当者と経理担当者間で情報を一元化することができます。

  結果として、業務全体の効率化や処理漏れの防止が実現します。

メリット4：他システムとの連携が可能

• 多くのシステムは他のシステムと連携することができます。例えば、入金の消込を行った場合、その情報を会計ソフトに取り込めば、手作業での入力作業を省くことができます。これにより、作業時間の短縮やミスの減少などが期待できます。

s-flowで入出金を正確に

売掛残高表や入金予定表で請求金額の誤りを防止

• s-flowでは、売上や仕入に伴う債権債務の入金・支払処理にも対応しています。売掛残高表や買掛残高表、入金予定表、支払予定表などの帳票を提供しています。

  売掛残高表や買掛残高表について部門や期間を設定して抽出し、各発生額や入金額、消込額、債権、債務残高を確認することが可能で、請求金額の誤入力を防ぐことに繋がります。

入金予定表や支払予定表で請求や入金の漏れに気付きやすく

• また、入金予定表や支払予定表で、指定日付範囲内の入金や支払予定を出力し、請求や入金に漏れがないかを確認することができます。

部分入金処理にも対応し、繰越請求の管理にももちろん対応

• 入金処理は入金日が到来した入金待ちデータを選択し実行するだけです。入金額が足りなかった場合には、部分入金処理にも対応し、繰越請求の管理にももちろん対応しています。

  支払処理も、支払待ちの仕入・諸掛データを選択して処理を行うだけです。手数料額を加味した支払額の自動計算にも対応しています。

入金連携(MoneyLook)

• 複数の金融機関のインターネット口座を一元管理できる、アカウントアグリゲーションサービスの「MoneyLook」と連携できます。この連携により、複数の口座への入金情報をワンクリックでs-flowに取り込むことができます。
  入金情報をAPI連携で取得することにより、銀行での記帳やインターネットバンキングでの入金確認が不要になり、効率的にミスなく入金情報が登録できるため、経理業務の効率化に貢献します。

支払連携(ネットバンキング)

• s-flowの支払一覧から入力した支払データを全銀ファイルの形式で出力でき、対応しているインターネットバンキングにて取り込むことで、支払データを連携して振り込みを行うことが可能です。なお、全銀ファイルとは、一般社団法人全国銀行協会がデータ伝送を行うために定めたフォーマットに準拠したテキスト形式のファイルです。

まとめ

• 入出金管理は非常に重要な業務です。実施することで、資金の流れを理解するだけでなく、資金計画を立てることが容易になり、経営をより効率的に行うことができます。

  入出金管理については月額2,800円（税抜）の販売管理クラウド「s-flow」を導入するのがおすすめです。

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