コラム 在庫管理ソフトの比較ポイントは？　導入メリットや目的別の選び方を解説

在庫管理ソフトとは？

• 在庫管理ソフトとは、商品の入庫・出庫・在庫数をデータで一元管理し、在庫状況を正確に把握するためのシステムです。従来はExcelや手書きの台帳で管理していた在庫情報を、システム上でリアルタイムに更新・共有できる点が大きな特徴です。

  在庫数の把握だけではなく、発注点の管理や棚卸作業の効率化、在庫の推移や滞留状況の可視化などにも対応しており、欠品や過剰在庫の防止につながります。近年ではクラウド型の在庫管理ソフトも増えており、複数拠点での在庫管理や他システムとの連携を前提とした運用が一般的になっています。業種や企業規模を問わず、在庫管理の精度向上と業務効率化を目的に導入が進んでいます。

在庫管理ソフトの種類

• 在庫管理ソフトは、大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。両者はシステムの提供形態や運用方法が異なり、導入コストや管理負担、利用シーンにも違いがあります。

  そのため、自社の規模や在庫管理の体制、セキュリティポリシーに応じて適切なタイプを選ぶことが重要です。ここでは、それぞれの特徴や向いているケースについて解説します。

クラウド型

• クラウド型の在庫管理ソフトは、インターネットを通じてサービスを利用する形態です。サーバーの準備やシステム保守を自社で行う必要がなく、初期費用を抑えて導入しやすい点が特徴です。インターネット環境があれば場所を問わず利用できるため、複数拠点や倉庫をまたいだ在庫管理にも向いています。

  また法改正や機能追加への対応が自動で行われるケースが多く、常に最新の状態で利用できる点もメリットです。一方で、月額費用が継続的に発生する点には注意が必要です。

オンプレミス型

• オンプレミス型の在庫管理ソフトは、自社サーバーにシステムを構築して運用する形態です。カスタマイズ性が高く、自社の業務フローに合わせた細かな設計ができる点が特徴です。

  また社内ネットワーク内で完結するため、セキュリティ要件が厳しい企業でも導入しやすい傾向があります。ただし、サーバー構築や保守、アップデート対応を自社で行う必要があり、初期費用や運用コストは比較的高くなります。中長期的に安定した運用を重視する企業に向いています。

在庫管理ソフトを導入するメリット

• 在庫管理ソフトを導入することで、在庫状況を正確かつタイムリーに把握できるようになり、従来の属人的な管理や経験則に頼った運用から脱却できます。在庫数のズレや把握漏れを防げるだけではなく、日々の入出庫管理や棚卸作業の負担も軽減されるため、業務全体の効率化につながります。

  ここでは、特に重要な導入メリットとして「欠品・過剰在庫の防止」と「業務効率の向上」について解説します。

欠品・過剰在庫を防げる

• 在庫管理ソフトを利用すると、在庫数がリアルタイムで更新されるため、現在の在庫状況を正確に把握できます。発注点や安全在庫を設定しておけば、在庫が一定数を下回ったタイミングでアラートを出すことも可能です。

  これにより、売れるタイミングで商品が足りないといった欠品リスクを抑えられます。一方で、過去の出荷実績や在庫推移をもとに適正な発注量を判断できるため、必要以上に在庫を抱え込む事態も防げます。結果として、機会損失と在庫コストの双方を抑制できます。

業務効率が向上する

• 在庫管理ソフトの導入により、入出庫管理や棚卸作業をシステム上で一元化でき、手作業やExcelによる管理に比べて作業時間を大幅に削減できます。バーコードやQRコードを活用すれば、現場での入力作業も簡素化され、人為的ミスの発生を防ぎやすくなります。

  また在庫情報を関係部署間で即時に共有できるため、確認や問い合わせにかかる手間も減少します。こうした業務負担の軽減により、担当者は本来注力すべき業務に時間を割けるようになります。

コスト削減につながる

• 在庫管理ソフトを導入することで、在庫に関わるさまざまなコストを削減できます。適正在庫を維持しやすくなるため、過剰在庫による保管費用や廃棄ロスを抑えられる点が大きなメリットです。

  また欠品を防ぐことで、急な追加発注や特急配送にかかる余計なコストの発生も防げます。さらに、在庫管理や棚卸にかかる作業時間が短縮されることで、人件費の削減にもつながります。結果として、在庫をコストではなく経営資源として適切に管理できるようになります。

在庫管理ソフトの8つの比較ポイント

• 在庫管理ソフトを選定する際は、単に価格や知名度だけで判断するのではなく、自社の業務内容や運用体制に本当に合っているかを多角的に比較することが重要です。必要な機能が過不足なく備わっているか、現場の担当者が無理なく使いこなせるか、導入後の運用コストや管理負担が適正かといった観点を整理することで、導入後のミスマッチを防ぎやすくなります。

  在庫管理ソフトは一度導入すると長期間使い続けるケースが多いため、目先の条件だけではなく、将来的な運用も見据えて比較検討することが大切です。ここでは、在庫管理ソフトを選ぶ際に特に重視したいポイントを解説します。

機能

• 在庫管理ソフトの機能は、比較検討において最も重要なポイントの一つです。入出庫管理や在庫数の把握といった基本機能に加え、ロット管理や有効期限管理、発注点管理など、自社の業務に必要な機能が備わっているかを確認しましょう。

  また複数倉庫や拠点の在庫を一元管理できるか、棚卸作業を効率化する仕組みがあるかも重要です。多機能なソフトであっても、実際に使わない機能が多ければ運用が複雑になるおそれがあります。現場で本当に必要な機能を整理した上で、過不足のないソフトを選ぶことが大切です。

操作性

• 操作性は、在庫管理ソフトが現場に定着するかどうかを左右する重要な要素です。画面構成が分かりやすく、直感的に操作できる設計であれば、担当者の教育や引き継ぎにかかるコストを抑えられます。

  特に現場作業が多い業種では、バーコード読み取りへの対応や、スマートフォン・タブレットから操作できるかどうかも確認しておきたいポイントです。操作が複雑だと入力ミスや利用離れにつながるため、事前にデモ画面や無料トライアルで使い勝手を確認することが望まれます。

導入のしやすさ

• 導入のしやすさも、在庫管理ソフトを比較する上で見落とせないポイントです。初期設定や商品マスタの登録にどの程度の工数がかかるのか、導入時にサポートを受けられるかを確認しましょう。

  クラウド型であれば、サーバー構築が不要なため短期間で利用を開始できるケースが多い一方、オンプレミス型では準備や調整に時間がかかる傾向があります。日常業務を止めることなく、スムーズに切り替えられるかどうかが、導入成功の鍵となります。

費用

• 在庫管理ソフトの費用は、初期費用と運用費用の両面から比較する必要があります。初期費用が低く見えても、月額費用やオプション料金が積み重なることで、長期的なコストが高くなる場合もあります。

  また利用人数や拠点数、管理する商品数によって料金が変動するケースもあるため、自社の利用規模に合った料金体系かを確認することが重要です。短期的な費用だけではなく、数年単位での総コストを把握した上で、費用対効果を見極めましょう。

サポート体制

• 在庫管理ソフトを比較する際は、機能や価格だけではなくサポート体制も重要な判断材料となります。導入時の初期設定や操作説明をどこまで支援してもらえるのか、トラブル発生時に迅速な対応が受けられるかを確認しましょう。

  特に、電話やチャットによる日本語サポートの有無は、運用開始後の安心感に大きく影響します。サポートの対応時間帯や対応範囲を事前に把握しておくことで、導入後の不安やトラブルを最小限に抑えられます。

他のシステムとの連携性

• 在庫管理ソフトは、単体で使うよりも他の業務システムと連携することで、より高い効果を発揮します。販売管理システムや受注管理システム、会計ソフトなどと連携できれば、データの二重入力を防ぎ、業務全体の効率化につながります。

  API連携やCSV連携に対応しているか、ECサイトや基幹システムとの連携実績があるかも重要な確認ポイントです。将来的な業務拡大やシステム変更を見据え、連携の柔軟性を重視しましょう。

拡張性

• 事業の成長に伴い、在庫管理に求められる要件が変わるケースは少なくありません。そのため、将来的に機能や利用範囲を拡張できるかどうかも重要な比較ポイントとなります。

  拠点数や利用人数が増えた場合でも問題なく対応できるか、必要に応じて機能やオプションを追加できるかを確認しておきましょう。初期段階では必要最低限の機能から始め、成長に合わせて柔軟に拡張できるソフトであれば、長期的に安心して利用できます。

セキュリティ

• 在庫情報は企業の重要な経営データであるため、セキュリティ対策も慎重に確認する必要があります。ユーザーごとのアクセス権限設定や操作履歴の管理ができるか、データのバックアップ体制が整っているかは基本的なチェックポイントです。

  クラウド型の場合は、通信の暗号化やデータセンターの安全性、障害時の復旧体制なども確認しておきましょう。自社のセキュリティポリシーに適合しているかを見極めることが、安心して運用するための前提となります。

【目的別】自社に合った在庫管理ソフトの選び方

• 在庫管理ソフトは、導入目的によって重視すべき機能が異なります。自社が抱えている課題を整理せずに選んでしまうと、必要な機能が不足していたり、逆に使わない機能ばかりで運用が複雑になったりするおそれがあります。

  ここでは代表的なニーズ別に、選定時に注目したいポイントと、おすすめの機能を整理します。

在庫管理を効率化したい

• 在庫管理を効率化したい場合は、日々の入出庫管理や棚卸作業をどれだけ省力化できるかが重要です。手作業やExcel管理を減らし、在庫情報を自動で更新・共有できる仕組みがあれば、現場と管理部門の負担を大きく軽減できます。

  また作業スピードが上がることで、在庫確認や報告にかかる時間も短縮されます。

  【おすすめの機能例】
  ● 入出庫データのリアルタイム反映
  ● バーコード・QRコードによる入出庫処理
  ● 棚卸作業を簡素化する棚卸機能
  ● 在庫情報の一元管理・即時共有機能

人的ミスを減らしたい

• 人的ミスを減らしたい場合は「人が判断・入力する工程をどれだけ減らせるか」がポイントになります。数量入力や転記作業が多いと、どうしてもミスが発生しやすくなります。操作を標準化し、誰が使っても同じ結果になる仕組みを整えることで、在庫数のズレや管理ミスを防ぎやすくなります。

  【おすすめの機能例】
  ● バーコード読み取りによる自動入力
  ● 入力チェック・アラート機能
  ● 操作履歴・変更履歴の管理機能
  ● 権限設定による操作範囲の制御

小規模・低コストで導入したい

• 小規模な事業者や初めて在庫管理ソフトを導入する場合は、必要最低限の機能で無理なく運用できるかが重要です。高機能すぎるソフトは、コストや運用負担が増える原因になります。初期費用や月額費用を抑えつつ、将来的に拡張できる柔軟性があるかも確認しておきましょう。

  【おすすめの機能例】
  ● 初期設定が簡単なクラウド型システム
  ● 基本的な入出庫・在庫管理機能
  ● 利用人数に応じた料金プラン
  ● 導入・運用を支援するサポート機能

まとめ

• 在庫管理ソフトは、在庫状況の可視化を通じて欠品や過剰在庫を防ぎ、業務効率やコスト面の改善に貢献します。導入を検討する際には、クラウド型・オンプレミス型といった種類の違いを理解した上で、自社の業務内容や運用体制に適したものを選ぶことが重要です。

  比較検討の際は、機能や操作性、費用だけではなく、サポート体制や他システムとの連携性、将来的な拡張性、セキュリティ面まで総合的に確認しましょう。自社に合った在庫管理ソフトを導入することで、在庫管理の精度が高まり、安定した事業運営につながるはずです。

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