コラム 欠品による機会損失を極小化する効果的な取り組みとは

なぜ欠品が発生するのか

• 欠品とは、顧客が必要とする商品に対して、在庫が不足しているためにその商品を提供できない状態を指します。ではなぜ欠品が発生するのか。欠品の原因を正しく把握することは、欠品を防ぐための対策を考えるうえでも非常に重要となります。

在庫管理の不備

• 在庫管理の仕組みやプロセスに不備があると、実在庫と帳簿上の在庫との不一致が発生し、結果的に欠品となることが考えられます。例えば、入出庫の情報を正しく検知できていないことで、正確な在庫数をリアルタイムに把握できず、発注タイミングが遅れることがあります。また、在庫の配置や倉庫の整理が不十分なことも、正しく在庫把握できない原因につながります。リアルタイムな在庫情報の管理と、在庫管理のための業務プロセスの適正化が欠品予防のために重要です。

需要予測の誤差

• 需要予測には常に誤差が生じる可能性があります。例えば、季節商品では突発的な要因により予測と実際の需要に誤差が発生し、欠品が発生することを完全には避けられません。少しでもリスクを減らすため、過去の売上データを分析した需要予測が必要不可欠です。

製造・仕入れの連携ミス

• 製造元や仕入先との連携を密にしたうえで、社内にも迅速にフィードバックする必要があります。欠品リスク軽減のためにも、社内での情報共有をしっかり行い、発注漏れの防止に努めることが求められます。

欠品による機会損失とは

• 顧客が求める商品が在庫されていないと、売上減少だけでなく、競合他社への顧客流出やブランドイメージの悪化なども懸念されます。ここでは、欠品による機会損失の具体的な例や影響を探り、企業にとっての重要性を明らかにしていきます。

売上の減少

• 欠品が発生し、必要な商品がないとわかると、顧客は他社や他店に流れてしまい、貴重な販売の機会を失うことにつながります。つまり、在庫があれば実現できた売上が、欠品したことで逃してしまうという機会損失となるのです。また、顧客は一度欠品を経験すると、「次回からは別な会社で買うことにしよう」と、次回以降の取引がなくなることも考えられます。一回の欠品が、将来的な売上の機会を逃してしまうこともありうるでしょう。

顧客満足度低下

• 顧客は必要なタイミングで目的の商品を手に入れることができないと、不満を感じることになります。これにより顧客満足度が低下し、長期的な顧客ロイヤルティにも悪影響を及ぼします。顧客は代替商品を探して、競合他社に乗り換える可能性もあります。顧客満足度の低下もまた、売上減少を招きかねません。

ブランドイメージの悪化

• 欠品が頻繁に起こると、ブランドや企業の信頼性に悪い影響を与える可能性があります。ブランドイメージが悪化すると、将来的な顧客獲得や他社に対する競争力の低下にもつながってしまいます。

• このように、欠品は単なる在庫不足の問題だけでなく、ビジネスに様々な機会損失をもたらすことを十分に認識しておくことが大切です。売上減少や顧客満足度低下、ブランドイメージの悪化といった影響を最小限に抑えるためには、適切な在庫管理やサプライチェーンの強化、需要予測の正確化などの対策を講じる必要があります。

欠品を起こさないための対策

• 続いて、欠品を防ぐために有効な対策とその実現方法について解説します。欠品を最小限に抑えることは、顧客満足度向上とビジネスの安定化につなげることができるのです。

在庫管理の最適化

• 適切な数量の在庫を確保するために、リアルタイムに在庫を管理する必要があります。在庫量を定期的に監視し、あらかじめ設定した数量を下回ったら、遅延なく追加補充の発注ができるよう、メールなどで通知する機能をもった在庫管理システムを活用するといいでしょう。特に、クラウドのシステムであれば、出張先などの社外からでも確認が可能です。正確な在庫情報と適切な発注管理は、需要と供給のバランスを調整しながら欠品リスクを最小限に抑えるためにも重要なのです。

リアルタイムな情報連携

• 関係者間で正確な情報をリアルタイムに共有することも、欠品を防ぐために欠かせません。販売管理システムや在庫管理システムを活用することで、営業担当者が入力した顧客からの受注情報をもとに発注を促す通知が発注担当者に届けば、すぐに発注処理を進めることができます。このように、在庫状況や需要の変化を即座に検出することで、欠品リスクを早期に検知し対処することが可能です。

需要予測の正確化

• 市場動向や過去の売上データを分析し、より正確な需要予測を行うことも必要な対策と言えます。需要予測の精度を上げることで、欠品や過剰在庫を抑えることができます。

サプライチェーンの強化

• 製造元や仕入先を含めた密な情報連携を行い、サプライチェーン全体の信頼性を高めることも大切です。生産計画や仕入先からの納期情報を社内でも共有することで、発注漏れや遅れを防止することができるでしょう。

リードタイムの短縮

• 製造元や仕入先と協力し、生産プロセスの改善や物流の最適化などに共に取り組むことで、リードタイムを短縮できます。その結果、欠品リスクを最小限に抑えることができるはずです。

販売管理クラウド「s-flow」で欠品を回避

• 販売管理クラウド「s-flow」は、リアルタイムな在庫管理を組み合わせた欠品リスクを軽減するための機能を備えています。合わせて、在庫を可視化しデータ分析を行う機能や、担当者間の情報連携のための機能も紹介します。また、販売管理クラウド「s-flow」は、営業担当や発注担当が社外やリモートワークで業務していても、クラウド型で提供されているため、いつでも在庫を確認することができます。

• 「s-flow」では、「補充商品一覧表」画面で指定した日付時点での入出荷予定を加味した予定在庫数が、基準数を下回る商品を確認することができます。発注担当者は、入荷までのリードタイムを考慮したうえで、将来日付時点での補充基準数量を下回っているものがないか確認し、重要な商品の欠品を防止することができます。

• 「s-flow」には、「予定在庫数が補充基準数量を下回る商品を商品管理者に通知する」機能が搭載されており、メールでの通知が可能です。これにより、発注担当者は、「s-flow」画面を定期的に確認する必要はなく、メール通知が来たときに詳細を確認し、必要な発注処理を行うだけですみ、業務効率化を高めることができます。

• 「s-flow」では、「売上分析表」「売上集計表」などの管理帳票が標準で用意されています。これらを用いて過去の売上データを分析し、将来の需要予測に活用することも可能です。在庫や売上データに加えて、顧客動向や季節、天候などの情報を独自に組み合わせることで、市場の傾向分析にも活かすことができるでしょう。

• 「s-flow」には、自社の業務プロセスに合わせて各作業に担当者を割り当てる機能が提供されています。担当者ごとのタスクを割り振った受発注フローを明確化することでき、担当者に通知メールを送信可能なので、作業の漏れをなくすことができます。これにより、発注漏れを防止し、欠品リスクを減らすことにもつながるはずです。

まとめ

• 本記事では、欠品の原因や機会損失、効果的な対策について詳しく解説しました。このように、ビジネスの成果を最大化するためには、欠品を防ぐことが不可欠です。欠品問題に課題を感じている企業にとって、この記事が有益な情報源となることを願っています。