コラム 受注した商品の出荷漏れをどう防ぐか?

販売業務で商品の受注~出荷のプロセスを管理する中で、「出荷漏れ」を防ぐにはどうすればいいのでしょうか?取り扱う商品や受注が増えればそれだけ業務が複雑になり担当者も増えるため、出荷漏れは起こりやすくなります。出荷漏れは会社に損失を与えるだけでなく、顧客からの評価を下げる結果にもつながるため、対策を講じておく必要があります。ここでは、主に事務方で発生する出荷漏れの原因とその対策を紹介しています。

なぜ発生するのか?販売管理業務における出荷漏れの主な原因

  • 販売管理の業務において出荷漏れは多くの企業で頻繁に発生しています。その理由は様々ですが、主な理由としては以下が挙げられます。

①受注管理の仕組みができていない

  • 適切な受注管理の仕組みが導入されていないと、出荷漏れにつながります。顧客から商品やサービスの注文を受けたことを適切に管理できていない場合、注文が埋もれてしまうなどのトラブルが発生し、出荷業務がうまく回らない結果につながってしまいます。

②データ入力でヒューマンエラーが発生しやすい状態になっている

  • すでに業務システムを利用している場合でも、データ入力に課題がある場合、出荷漏れが発生することがあります。例えば、ネットショップで商品を受注後に販売管理のシステムに手動で入力し業務を管理するような仕組みだった場合、データ入力時にヒューマンエラーが発生しやすくなります。

③担当者間のタスク分担が適切にできていない

  • 商品の受注から顧客に届けるまでには様々な業務があるため、複数の人が協力して仕事を進めていく必要があります。しかし、社内のタスクの分担が適切にできていない場合、タスクの消化漏れが発生し、それが出荷漏れにつながります。

④商品情報の正確な管理ができていない

  • 受注を受けた商品を倉庫から出荷する場合、事務と倉庫業務の課題が出荷漏れにつながることもあります。在庫にある商品の詳細な情報(ロット、サイズ、カラーなど)を効率的に把握することができない場合、ピッキングの際に商品の取り間違えてしまうなどのリスクがあります。

⑤在庫状況が正確に把握できない

  • 在庫状況が正確に把握できない場合、出荷の際にその商品の在庫が無いなどのトラブルが発生してしまいます。リアルタイムで商品の在庫数量が把握できない場合、出荷の際に倉庫にあると思っていた商品が実は無いことが発覚するという事態が発生しやすくなります。結果、出荷が遅延してしまったり、想定外のタスクが発生してしまったことによる作業ミスで出荷漏れにつながることもあります。

⑥出荷作業の煩雑化に対応できていない

  • 出荷作業自体が複雑であることも出荷漏れの原因になります。例えば、出荷作業対応中に追加注文が発生する場合、ある受注のために入荷した商品在庫を別の受注で出荷してしまった場合など、出荷作業は煩雑なものになりがちです。煩雑な作業は業務の効率を下げると同時にミスにもつながってしまいます。

出荷漏れを防ぐ効率的な解決方法とは?

  • 出荷漏れを防止することは可能です。上記で説明した主な課題①~⑥は以下のように解決することができます。

①受注管理を最適化できる仕組みの導入

  • 出荷漏れを防止するには、まず受注を正確に管理するための仕組みを導入する必要があります。たとえば、受注情報を管理できるシステムを導入することで解決できます。注文が入り次第すぐにデータ化してシステムで一元管理することで情報が埋もれることは無くなります。

②情報入力方法の改善

  • システムで情報を管理している場合は、入力関連の便利な機能を利用することでミスを減らすことができます。例えば、複数システムを連動させて業務を管理している場合、CSVインポートなどデータ連携の機能を利用することでヒューマンエラーを防ぐことができます。また、システムへ手動でデータを入力する場合も、入力補完の機能を利用することで改善できます。

③タスクの最適な振り分けと見える化

  • タスク分担の課題は、各タスクの見える化、担当者の明確化をすることで改善できます。具体的には、タスクをリスト化し。各担当者で共有・タスク受け渡しの明確化をすることで解決できます。

④商材の詳細な情報を管理

  • 事務、倉庫の課題は、商材の情報を詳細に管理することで解決できます。基本的なロット、サイズ、カラーだけでなく、特殊な商材を取り扱う場合はその特有の項目なども含め管理することで、ピッキング時のミスの防止に役立ちます。

⑤在庫関連の業務までカバーするシステムの導入

  • 在庫状況のリアルタイムでの把握は、在庫関連のシステムを導入することで解決できます。在庫情報を一元管理し、情報に更新があるたびにシステムに反映することで在庫数量を常に最新化し作業を効率化できます。

⑥出荷作業に関する業務の効率的な連動

  • 出荷作業の複雑化は各業務を連動させることで防止することが可能です。例えば、追加注文の内容を元の出荷情報に組み込む、受注から発注をした際の入荷商品が他の受注に引当されないなど、システムを利用してその業務を連動できる仕組みを作ることで、作業自体を容易なものにすることができます。

s-flowで解決!その出荷漏れ防止の仕組みとは?

  • s-flowはクラウド上で使用することができる販売管理システムです。前述した出荷漏れに関する課題を解決する機能を備えています。

①受注業務を含め、販売管理全体の業務をサポート

  • s-flowは受注関連の業務はもちろん、販売管理の全体の業務をサポートしています。受注後の発注、在庫引当、出荷、請求、など後続の業務もs-flowで管理することができます。販売管理全体の業務を最適化し、出荷漏れを防ぎます。

②他システムとのデータ連携機能が充実

  • s-flowはネットショップアプリのBASEや会計ソフトなどとのデータ連携が可能です。また、伝票、明細やマスタのcsvデータをインポートすることが可能です。ヒューマンエラーが起こりにくい環境を作ることができます。

③タスクフロー機能で実施タスクを一目で確認

  • s-flowでは「タスクフロー」と呼ばれる機能が実装されており、各担当者は自身のタスクを正確に確認することができます。事前の設定でタスクの自動振分けや、独自のワークフロー作成が可能です。取引ごとに現在のタスクの進捗状況を簡単に確認することができます。

④特殊商材の情報も含め管理

  • s-flowでは特殊な商材も含め取り扱うことができます。他の商材には無い特有の情報を管理したい場合も予備項目を活用することで対応できるようになります。

⑤在庫情報をリアルタイムで最新化・見える化

  • s-flowは在庫情報を常に正確な状態に保っておくことが可能になります。出荷情報、入荷情報、棚卸結果、などのデータをリアルタイムで在庫に反映します。受注後に在庫から出荷すべきかそれとも新しく発注すべきかを適切に判断し業務を進めることができます。

⑥販売管理における多様な業務を連動

  • s-flowでは販売管理における一連の業務(受注、発注、入荷、出荷、請求、支払、在庫管理など)をサポートしており、業務の煩雑化を防ぐ機能が多数実装されています。例えば、既にある出荷データに後から受注した商品を追加する機能、受注データからと発注を作成する機能、その発注が入荷した際に元の受注に自動で引当する機能、社内承認後に取引先に見積書などを自動メール送信する機能、商品の在庫・受発注残・入出荷待ち数量を一覧で確認する機能、などがあります。

  • 以上のように、出荷漏れが発生する理由は様々なものがあります。そして、s-flowはその対策を包括的に備えています。効率的な販売管理の導入を検討する際におすすめのソリューションになります。