コラム ありそうでなかったタスクフロー機能

s-flowの『タスクフロー機能』とは?見積承認などで使われる『承認フロー機能』は、承認することで後続の処理を開始させることができますが、後続処理の進捗や完了を管理することはできません。開発プロジェクトにおける『タスク管理』のコンセプトを販売管理システムに融合して生まれた『タスクフロー機能』の詳細に迫ります!

販売管理システムについて

  • 販売管理システムとは、企業の販売活動を支援するためのシステム、と言えます。販売管理システムには、通常『受注』『発注』『仕入(入荷)』『売上(出荷)』の業務機能が含まれています。また、販売管理には基本的な業務の流れがあり、受注してから商品を調達する『受注先行』と、先に商品を仕入れて受注したら在庫から出す『発注先行』のどちらかで、処理を行なうことが多くなります。『受注先行』の場合、お客様の注文を受けてから、商品を仕入れて出荷する流れとなり、『発注先行』の場合は、先に商品を仕入れておいて、お客様からの注文の都度、在庫から出荷する流れとなります。これらの流れの中で、先行業務から後続業務へ移動する際に『承認フロー』と呼ばれる処理が可能なシステムも多くあります。

販売管理システムにおける承認フロー

  • 『承認フロー』とは、システム上で入力された伝票を『承認』して確定させる、または『差し戻し』して伝票の修正を促す機能のことです。通常承認された伝票は、後続の処理へ回ることになります。回してよいかどうかを判断しているからです。例えば『見積』に『承認』が必要な場合、見積の条件や金額等が承認者に『承認』されて、初めてお客様へ提示する、という流れになります。つまり『承認フロー』とは、次の処理を開始させるための機能、と言い換えることができるでしょう。

販売管理で重要なもう一つの要素とは

  • その一方で、実際の業務において、受注案件に関連する『作業の抜け漏れ』を防ぐためには、作業の進捗や完了を管理することが重要です。『承認フロー』は進捗管理を目的としていないため、効果があまり期待できない部分です。販売管理とは別の分野になりますが、進捗管理に効果のある考え方の一つに、開発プロジェクトで活用される『タスク管理』と呼ばれる手法があります。

開発プロジェクトにおける『タスク管理』

  • 『タスク管理』は、プロジェクト内の様々な課題や作業を『タスク』に分解して、それぞれの『タスク』を確実に完了させることで、最終的に『プロジェクト』が完了する、という考え方になります。一般的な『タスク管理』の流れは、次のようになります。

    1. 『タスク』に優先順位をつけます。
    2. それぞれの『タスク』に担当者、期限、終了条件を設定します。
    3. 各担当者は、割り当てられた『タスク』の完了に専念します。
    4. 管理者は、各『タスク』の状態を管理します。
    5. 全ての『タスク』が完了すると、『プロジェクト』が完了します。

    つまり『タスク管理』とは、漏れなく処理すること、つまり完了そのものを目的としていると言えるでしょう。

販売管理システムに『タスク管理』を融合

販売業務をタスク管理で処理できるのか?
  • 『タスク管理』を販売管理システムに当てはめると、『受注』『発注』といった各業務が『プロジェクト』、業務内で発生する各伝票が『タスク』という関係になります。つまり、プロジェクトが複数あり、それぞれに複数のタスクが存在するという状態です。各プロジェクト内だけの管理であればこれでも可能ですが、販売業務には受注-発注間、受注-出荷間などに流れが存在するため、単純なタスク処理だけでは管理しきれません。具体的には以下のような例が挙げられます。

    受注数10のうち、在庫にあった7個を引き当て、足りない3個は発注した
      ・・・ タスクが途中で分岐する

    受注は営業部門のAさんが担当、発注は調達部門のBさんが担当
      ・・・ 業務が変わると担当者も変わる

タスク間のつながりも管理する『タスクフロー』機能
  • s-flowでは、販売管理システムにおける業務間の流れと各業務内のタスク処理を整理し、複数の業務や担当にまたがったり、分岐したりするタスク間のつながりを『タスクフロー』機能として実現しました。これにより、タスクの処理漏れを防ぎながら確実に完了させる、というタスク管理の利点をそのままに、販売業務の流れに沿った伝票処理を行えます。

  • いかがでしたでしょうか。販売管理システムの導入をご検討中でしたら、ぜひ『s-flow』トライアル版で『タスクフロー機能』を体験してみて下さい!