コラム 発注とは？具体的な流れや発注書を作成するときの注意点を解説

発注とは？

• 発注とは、企業が自社の業務を遂行するために必要な商品・資材・サービスなどを、取引先に正式に依頼する行為を指します。簡単にいえば「企業がビジネス目的で行う注文」です。通常は、取引条件や数量、納期、価格などを明確にするために「発注書（注文書）」という書類を発行し、書面やデジタルデータの形でやり取りします。これにより、認識のずれやトラブルを防ぎ、取引の信頼性を高めることができます。
  発注の主な当事者は「発注元（依頼する企業）」と「受注先（依頼を受ける企業）」です。例えば、メーカーが部品を仕入れる際や、店舗が商品の納品を依頼する際など、あらゆる業種で発注は発生します。個人の「買い物」における注文と異なり、発注は契約や会計処理とも密接に関わる重要な業務プロセスであり、企業活動の土台を支える仕組みといえます。

発注書と発注請書の役割

• 企業間の取引では、口頭だけのやり取りでは誤解やトラブルが生じやすいため、発注内容を明確に残すための書類が用いられます。それが「発注書」と「発注請書」です。両者はセットで扱われることもあるものの、役割や発行のタイミングが異なります。

  まず、発注書は、発注する側、つまり商品やサービスを購入する企業が、どのような内容で取引を行いたいかを正式に伝えるための書類です。商品名や数量、単価、納期などを明記することで、取引条件を明確にし、誤解や認識のずれを防ぎます。また、書面を残すことで社内の購買・経理処理がスムーズになり、特に下請法の対象となる場合には、発注側に発行が義務付けられています。

  一方、発注請書（注文請書）は、受注側、商品やサービスを提供する企業が、発注内容を確認し、同意したことを示すための書類です。発注書に対して発注請書を返送することで、契約が正式に成立したことを証明します。この書類は、納品や請求の根拠となる取引記録としても重要で、万が一トラブルが生じた際には合意内容を裏付ける証拠として機能します。

  項目	発注書	発注請書
  発行者	発注側（買手）	受注側（売手）
  目的	取引の申し込み・依頼	申し込みに対する承諾
  タイミング	発注時	発注書を受け取った後
  役割	取引開始の意思を示す	取引への合意を証明する

  このように、発注書と発注請書は一対となって契約の成立を裏付け、企業間取引を円滑かつ安全に進めるための重要な書類です。ただし、発注書のみで請書の発行がない場合などもよくあります。

発注の具体的な流れ

• 企業の発注業務は、単に「注文する」だけでなく、複数のステップを経て契約・納品・支払いまでを管理する重要なプロセスです。以下では、一般的な発注の流れを5つの段階に分けて解説します。

1. 取引先候補を選定する

• まずは、自社が必要とする商品やサービスを提供できる取引先をリストアップします。この段階では、価格・品質・納期・実績・信頼性などを総合的に評価し、複数の候補を比較検討することが重要です。

  安さだけでなく、納期の確実さやアフターサポートの有無なども判断基準に含めることで、長期的に安定した取引先を見極めることができます。

2. 見積もりを依頼する

• 取引先候補が絞れたら、次に具体的な条件を確認するために見積もりを依頼します。依頼内容に基づき、各社からは「見積書」が提出され、そこには価格、納期、支払い条件などが明記されています。

  発注側は、これらの見積書を比較・検討し、自社の要件に最も適した取引先と条件を選定します。特にコストだけでなく、納期の柔軟性や信頼性も重視すべきポイントです。

3. 発注書を送付する

• 見積もり内容に合意したら、正式な依頼として発注書を作成し、取引先に送付します。発注書には、発注内容・数量・金額・納期・支払い条件などを明記し、取引内容を明確にします。

  取引先は内容を確認し、承諾した場合に発注請書を発行します。これにより、契約が正式に成立します。

4. 納品物を検収する

• 発注内容に基づいて納品が行われたら、発注側は検収を行います。これは、納品された商品やサービスが発注書の内容と一致しているかを確認する作業です。

  検収の完了によって、発注側に支払い義務が発生します。万が一、不備や数量違いがあった場合は、速やかに取引先へ連絡し、対応を依頼します。

5. 支払いをする

• 検収が完了すると、受注側から請求書が届きます。発注側は、請求書の内容が発注書や検収結果と一致しているかを確認したうえで、支払い条件（支払期日・方法など）に従って代金を支払います。

  支払い完了後は、受注側から発行される領収書を受け取り、経理上の記録として保管します。これで発注取引の一連の流れが完結します。

発注書を作成するときの注意点

• 発注書は、企業間取引の「契約書」に近い役割を持つ重要な書類です。内容に誤りや不備があると、納期遅延や金額トラブルなどにつながるおそれがあります。以下では、発注書を作成する際に注意すべきポイントを3つに分けて解説します。

  発注書を作成する際は、取引先の名称・発注日・商品名・数量・単価・納期・納品場所など、すべての項目を正確に記載することが基本です。誤記や記入漏れがあると、取引条件の認識違いや納品ミスの原因になります。

  特に数値や金額の誤りは金銭トラブルに直結するため、複数人でのダブルチェック体制を設けるのが望ましいです。

  訂正が必要な場合は、原則として新しい発注書を再発行します。やむを得ず修正する場合には、二重線で消し、訂正印（発注書と同じ印鑑）を押印して修正します。修正液などでの消去は避け、書類としての信頼性を保つことが重要です。

  発注書は通常、見積書をもとに作成されるため、両書類の内容に相違がないかを確認することが大切です。価格、数量、納期、支払い条件などが一致していない場合、後に契約トラブルとなるおそれがあります。

  また、見積段階で合意した特記事項（例：振込手数料の負担、納品先の特定条件など）も、発注書の備考欄に明記しておくと良いでしょう。

  確認項目	チェック内容
  商品・サービス名	見積書の内容と完全に一致しているか
  単位・数量	数値・単位の誤りがないか
  支払い条件	支払い期日・方法・手数料負担が合意通りか
  納期	見積書記載の納期と一致しているか
  特記事項	取引上の注意点を備考欄に明記しているか

  発注書は、取引の証拠書類として非常に重要です。取引先との間で内容の食い違いが発生した場合や、税務調査・会計監査が行われる際に、正確な記録として提示できるように控えを保管しておく必要があります。

  発注書の控えは紙だけでなく、PDFやシステム上の電子データとして保管するケースも増えています。

  保管期間は法律で定められており、以下のように区分されます。

  区分	保管期間	根拠法令
  法人	原則7年間（会社法では最長10年間）	法人税法・会社法
  個人事業主	原則5年間	所得税法
  電子データ	電子帳簿保存法に基づき電子のまま保存	電子帳簿保存法

  電子発注書を扱う場合は、電子帳簿保存法の要件（改ざん防止措置・検索機能など）を満たした状態で保存しなければなりません。

  これらの管理を徹底することで、取引の信頼性を高め、法令遵守と社内ガバナンスの強化にもつながります。

まとめ

• 発注は、企業が事業を遂行するうえで欠かせないプロセスであり、単なる“注文”ではなく、契約・会計・リスク管理と深く結びついた業務です。発注書と発注請書の役割を明確に理解し、見積もりから納品・検収・支払いまでの一連の流れを適切に運用することで、取引の透明性と安全性を高めることができます。また、発注書を作成する際には記載ミスや見積書との不整合、そして控えの保存といった基本的な注意点を守ることで、余計なトラブルを未然に防げます。

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