販売管理を、自社の身の丈で
3名で使う会社から、商品10万点を3店舗で回す会社まで。s-flowをお選びいただいた13社が、何にお困りで、何を比べて、どこを決め手にされたのか。商談の場でいただいた実際のお言葉をもとにご紹介します。
01
途中からは「s-flow一択」と言っていたくらいです。
2つの拠点がそれぞれ別々に動いていて、販売管理として機能していない状態でした。検品と出庫をする倉庫が別拠点なので、両方のデータをリアルタイムで共有できる環境をつくることが最優先の課題だったんです。
他社のデモも見ましたが、操作が複雑なうえにカスタマイズが前提で、費用も高い。s-flowは操作のイメージがすぐ湧きました。うちは担当者が変わっても直感的に使えることを重視していたので、途中からは「s-flow一択」と言っていたくらいです。手書きとExcelでやっていた商品管理も請求も入金の消し込みも、これで一本にまとまります。
02
複数人が自分の席で見られて入力できる、それだけでも全然意味があると思います。
それまで使っていた販売管理はPC1台にしかインストールできず、結局は手書きの在庫表にロット番号と残数量を書き込んで併用していました。複数人が自分の席で見られて入力できる、それだけでも全然意味があると思います。
一番の疑問だったのが、うちのロット番号は製造ラインの番号ベースで規則性がなく、番号順に並べても古い順にならないこと。何も設定しなければ登録した順＝先入れ先出しで自動的に引き当てられると聞いて安心しました。帳票も自分たちで調整できて追加費用がかからないと知ったときは「そういうことができるんだ」と驚きましたね。
それと、チャットの問い合わせがAIやBotではなく人だという点。最近はAIばかりで、質問の意味が伝わらず答えになっていないことも多いので、これは大きいです。
03
承認機能のために上位プランへ2段階。年間で数十万円上がってしまう。
もともと別の会計系サービスの販売管理を検討していたのですが、社内の承認機能を使うにはプランを2段階アップグレードする必要があって、年間で数十万円上がってしまう。コストを抑えたくて探しているうちにs-flowにたどり着きました。
承認フローは受注や出荷の画面に「承認依頼」ボタンを足して、承認者にメールが飛ぶ形。広告部門で売上を確定させてから総務に請求書発行を依頼する、といううちの流れをそのまま乗せられそうだと分かりました。仕入も売上も会計向けの仕訳データが出せるので、いまExcelで仕訳を組んでいる手間もなくなります。
04
みんな「s-flowにしてよかった」と言っています。
会社が都内から神奈川に移転してリモート勤務も増えたのに、それまでの販売管理はクラウドではなく、会社に行かないと操作できませんでした。外出先から一度戻ってPCを触る、ということがなくなったのは大きいです。
実はs-flowを選んだきっかけのひとつが、電話で問い合わせられたこと。数社を検討しようとしたのですが、電話番号が載っていたのがs-flowくらいで、メールやチャットだけでは伝えきれないこともありますから。見積書は各自がWordでバラバラのフォーマットを作っていたので、毎日発行するものが統一できるのもありがたい。
以前に他社のデモも受けたのですが、対応が誠実だったのが良かったと社内でも評判で、操作のイメージまで掴めて、みんな「s-flowにしてよかった」と言っています。
05
有料のカスタマイズをせずに、今の機能のまま回せています。
月末に棚卸をしてから人力で発注対象を洗い出していて、在庫の入力だけで数時間、チェックにさらに1時間かかっていました。入金についても、金額さえ合っていれば一覧画面から自動で一括消し込みされるので、1件ずつやらなくていいのは大きいですね。
伝票に出す商品名と社内の管理名を分けたい、といった細かい希望もあったのですが、既存の項目の使い方で解決できて、有料のカスタマイズをせずに今の機能のまま回せています。
うちは10年使うつもりで稟議を出したので、導入後もずっと相談できるのかが役員の関心事でした。サポート担当が付くと聞けたのが安心材料になりました。
06
これは他社のシステムではあまり見ない機能でした。
4月に立ち上げたばかりの販売子会社で、当初はExcel管理。早くクラウドの販売管理に移したいという状況でした。
感心したのは、月締め請求にしている得意先でも、特定の伝票だけを個別請求に切り出せること。これは他社のシステムではあまり見ない機能でした。学校ごとに支払いのタイミングがまちまちなので、実務的にとても助かります。
商品はすべて親会社から直接お客様へ送るので在庫は持たないのですが、直送の設定にしておけば入荷の確定と同時に売上も計上される。受注確定も出荷も請求も一括で処理できるので、この規模の立ち上げにはちょうどよかったです。
07
3つの候補のなかで、s-flowが一番バランスが良いと判断しました。
事業を立ち上げたばかりで管理はすべてExcelと紙。業務を細分化していったときに、誰が担当しても回せる体制にしたいというのが出発点でした。
候補は3つ挙げていて、汎用のクラウド開発ツールは業務の拡張性はあるものの金額面が合わない、親会社のERPを複製する案はコストこそ安いけれどシステムが大きすぎて維持とメンテナンスが大変。その点でs-flowが一番バランスが良いと判断しました。金額自体もかなり抑えていただいたので、稟議も通ると思いました。
ECで対応できない掛取引や卸売のところをs-flowで補う形で、8月の期首から本稼働させています。
08
開発費はそこまで気にしていません。それ相応なら、できることのほうが大事ですから。
使っていたのはインストール型の販売管理で、専用PCにしか入っていない状態。直送の取引が多いので二重入力の手間が大きく、集計して分析するところも手薄でした。
既存システムの上位グレードにアップグレードしてクラウド化する案もあったのですが、求めているものに対してオーバースペックで年間70万円ほど。それならとs-flowを選びました。直送・自社配送・宅配便で納品書を出すタイミングも確定のタイミングも違うので、そこは自動で仕分けできるよう作ってもらっています。
09
カスタマイズ前提で現実的だったのが、s-flowでした。
Accessで作った自前の仕組みで売上を管理していたのですが、知りたい数字がすぐに見られず、請求書の発行システムも自社製なので保守ができない状態でした。
木材専用のパッケージや大手の販売管理も見ましたが費用が高く、かといってノーコードのツールは一から作らなければならない。カスタマイズ前提で現実的だったのがs-flowでした。出荷明細に原価を入れて、得意先ごとの売上・原価・粗利・粗利率が出る帳票を足してもらっています。
事務の担当者にも操作を見てもらったところ、最初は少し難しそうという反応もありましたが、取引データの取り込みや納品書・請求書の発行はずいぶん楽になりそうだと。慣れれば大丈夫かな、というところに落ち着きました。
10
ここが一番大事なところでした。
以前は販売管理ソフトに別のクラウドサービスを繋いで使っていて、費用がかかりすぎていました。画面の行き来も多くて非効率でしたし、そもそも賞味期限単位の在庫管理ができないので、在庫はシステムの外で見ていたんです。
倉庫向けの出荷データも、システムから出したExcelを毎回並べ替えて送っていました。それが指定の順番でそのまま出力できて、得意先ごとの決まった出荷指示までマスターから自動で入る。ここが一番大事なところでした。帳票も、もとから入っているものを自社向けにいじって出力できるのが簡単そうでいいですね。
代表が別に立ち上げた会社の処理もできるか聞いたら部門で分けられるとのことで、まったくできないなら別の方法を探さないと思っていたので助かりました。8月中に全データを移さないと本当に困る状況でしたが、契約からカスタマイズまで組み直してもらい、9月の切り替えに間に合わせられました。
11
複雑な要件にきちんと対応してもらえるのが魅力でした。
輸入から加工、卸、小売まで複数のシステムとExcelに分散していて、データが増えるにつれて動作も不安定になり、属人化も進んでいました。
複雑な要件にきちんと対応してもらえるのが魅力でしたね。他社は決まったパッケージにこちらが合わせる形でカスタマイズしてもらえず、値段もs-flowより高かった。賞味期限が近い在庫にアラートが出るのはとても助かりますし、期限を切った在庫は引き当て対象から外せる設定も両方ほしかった機能です。倉庫への出荷指示はほとんどFAXなので、帳票をメールで送るのと同じ操作でFAX送信できるようにしてもらえるのも、とても欲しい機能でした。
これだけカスタマイズしてこの金額なら問題ない、というのが率直な感想です。
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うちが必要なのは発注管理だけ。その部分だけを切り出して使えるのが良かったです。
手袋や工具、工事関連の資材といった間接資材の発注を、Excelの注文台帳で管理していました。データが重くなってきたことに加えて、セキュリティポリシーへの対応という点でも限界を感じていたのがきっかけです。受注も在庫も親会社側にあるので、うちが必要なのは発注管理だけ。その部分だけを切り出して使えるのが良かったです。
デモを見た時点でカスタマイズは不要だと判断できました。他社ではカスタマイズが必要な場合に最長6ヶ月かかると聞いていたので、標準機能で要件を賄えると分かったのは大きかったですね。値引きの相談もしたのですが、そもそも他社に比べて安いですもんね、と自分で納得しました。
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費用も、プランやオプションを含めて全体的に他社に比べて安いと感じました。
18〜19年使ってきたオーダーメイドの在庫管理システムがあったのですが、レジのWindowsのサポートが切れてセキュリティ面の不安もあり、切り替えを決めました。商品は約10万点、問屋は約500社。3店舗それぞれで売上・仕入・在庫を分けて管理したいうえに、入荷検品や返品、棚卸し、店舗間の移動と、現場の負荷が大きかったんです。
POSと繋いでs-flowで運用を一本化できそうだという感触が得られたので、結果的に他社比較はほとんどしていません。費用も、プランやオプションを含めて全体的に他社に比べて安いと感じました。
ボタンが多くて最初は戸惑いましたが、まずは手入力で試しながら必要なカスタマイズを洗い出す進め方を提案してもらい、10月の棚卸しに合わせて稼働させる予定です。
